中南财经政法大学研究生档案管理实施办法(试行)
2008-10-17  作者:徐明  访问次数:0

中南财经政法大学研究生档案管理实施办法(试行)
第一章            总则    
第一条 学生档案管理是学生管理工作的重要组成部分。为适应学校学生档案管理工作的需要,实现学生档案管理规范化、制度化、科学化,坚持维护档案管理真实性、严肃性、连续性和完整性的工作原则,根据国家有关文件精神以及学校研究生管理工作规定,结合我校具体情况,特制定本办法。
第二条 学生档案是记述和反映学生个人经历、德才能绩、学习和工作表现的,以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。
第三条 研究生档案归口研究生部研究生管理办公室管理,负责办理学生档案接收、归档、查阅、转递等相关事宜。
第二章 档案材料范围
第四条 档案材料的归档范围:
(1)高中阶段档案:高中毕业生登记表、入党入团材料、高考报名材料、高中毕业会考材料、奖励材料和处分材料。
(2)大学阶段档案:大学入学登记表、大学毕业生登记表、成绩单、入党、入团材料、体检表、奖励材料和处分材料。
(3)工作单位档案。
(4)硕士研究生阶段档案:硕士报考录取材料、研究生入学登记表、研究生毕业登记表、硕士成绩单、体检表、就业通知书、奖励材料和处分材料。
(5)博士研究生阶段档案:博士研究生报考录取材料、专家推荐信、研究生入学登记表、研究生毕业登记表、成绩单、体检表、就业通知书、奖励材料和处分材料。
第三章 档案整理与管理
第五条 档案管理职责:
(1)保管学生档案为学校和社会积累个人档案史料。
(2)收集、鉴别和整理学生档案材料。
(3)办理学生档案查阅、借阅。
(4)办理学生档案的转递。
(5)做好学生档案的安全、保密、保护工作。
第六条 档案整理:
(1) 研究生管理办公室应在招生工作中认真做好学生人事档案的收集和整理。
(2)新生档案审核后,及时换装印有《中南财经政法大学研究生档案》字样的档案专用袋。建档案号,并在档案袋上编注学号,按档案号顺序存档案柜。保存档案清单。
(3)各学院应在新生开学一个月内向研究生管理办公室移交少数新生自带的人事档案,同时提交加盖学院公章的新生名单清单(不接收已开启过的密封档案)。
(4) 研究生成绩单在完成一个培养周期结束后,打印成绩单原件,由各学院加盖学院公章并提交研究生管理办公室存档。
(5)学生在学体检表和在学期间奖惩材料由学院提交研究生管理办公室归入学生档案。
(6)录取后逾期未报到而取消入学资格的文件以及学生退学、休学、转学材料由学院提交研究生管理办公室归入学生档案。
(7)学生《入学登记表》和《毕业生登记表》,由学院收集之后,移交研究生管理办公室归入学生档案。
(8)学生学位授予材料由相关部门(学院)整理后提交研究生管理办公室归入学生档案。
(9)研究生就业通知书由相关部门(学院)整理后提交研究生管理办公室归入学生档案。
(10)学生党、团材料由院系整理之后,移交研究生管理办公室归入学生档案。
第七条 归档要求:
(1)归档材料档案袋必须注明学生姓名、学号、所在院系、经办人姓名和承办日期。
(2)归档材料必须附档案材料明细表。
(3)档案材料必须为原件,特殊情况附复印件的,应在复印件上注明原件保管单位,并加盖公章。
(4) 所有归档材料必须是有关手续办理完毕的最终材料。
(5) 归档材料必须完整、真实。凡材料规定由有关部门审查盖章的,相关部门必须加盖公章。
(6)各类材料只能用碳素墨水或蓝黑墨水书写,文字要清晰。
(7)上交归档材料前,各单位(部门)在材料右角应标明学号,并按学号顺序由小到大排列。
(8)归档材料交接时,交接双方经办人经核对无误后履行签字手续。如归档材料不符合归档要求,退回送交单位(部门)按要求重新整理。
(9)材料归档前,必须经档案管理人员审核合格后方能存档,归档时必须查学号、查姓名,确保无误后方可装入档案,严防装错袋。
第四章 档案的查阅与利用
第八条 查阅学生档案应由所在学院开具介绍信,经负责人签字、盖章后方可查阅,并办理档案查阅登记。
第九条 毕业生就业单位核查档案,须持介绍信,并办理档案查阅登记手续。
第十条 档案一般不得外借,如必须借出使用时,需由借阅单位出具借阅介绍信,并说明理由,经研究生部负责人签字批准后方可借出。借出时间一般不得超过7天(含休息日),借出档案不得擅自转借他人。
第五章 纪律、要求
第十一条 任何人查阅档案时,必须严格遵守阅档规定,严禁涂改、圈划、批注、抽取、撤换、拍摄、复制档案内容和档案材料。
第十二条 任何人查阅档案后,必须严格遵守保密制度,不得泄露或擅自向外公布档案内容。
第十三条 档案一般只能在研究生档案室查阅。
第十四条 未经批准,任何单位不得私自扣留应归档材料。
第十五条 档案材料的提供部门应按规定的时间和要求上交归档材料。
第十六条 档案管理人员要根据档案管理规定开展各项工作,如利用职务之便不按规定操作,视情节追究责任,情节严重者给予行政处分。
第六章 档案的转递和暂存
第十七条  学生档案由研究生管理办公室填写档案传递单,通过机要局转递或派专人等渠道安全传递到研究生接收单位组织、人事部门。禁止到普通邮局邮寄。
第十八条  对离校研究生档案由研究生管理专职人员进行复查,转出档案材料必须完整齐全。用专用密封条严密包封。全部档案材料必须一次性寄出。
第十九条  未落实就业单位的,由学生本人申请,填写《毕业生档案暂存申请表》,经批准学校可为其保管档案,但保管时间最长不得超过二年。
第二十条 因转学的学生的档案寄往学生转入院校。
第二十一条 因退学、开除学籍、出国或死亡的学生档案寄往生源所在地。
第二十二条 未按规定的时间报到入学或经审查不符合录取条件被取消入学资格的新生,其档案退回生源地。
第七章 附则
第二十三条 本办法解释权归研究生部。
第二十四条 本办法自发布之日起执行。

研究生部
2008年4月1日